ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی به صورت گام به گام

ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی یکی از الزامات قانونی برای تمامی کارفرمایان است. ارسال لیست و پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی باید در موعد مقرر آن انجام شود تا از جریمه‌های احتمالی جلوگیری شود. یکی از راحت‌ترین روش‌های ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، از طریق خدمات غیر حضوری در سامانه اصلی است. کارفرمایان می‌توانند به صورت مستقیم یا با کمک کارشناسان امید آنلاین، مراحل ارسال لیست و پرداخت بیمه کارکنان خود را انجام دهند. در این مقاله از مجله امید آنلاین، آموزش ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی و نکات مربوط به آن را بررسی خواهیم کرد.

لیست بیمه تامین اجتماعی چیست؟

منظور از لیست بیمه تامین اجتماعی، یک گزارش رسمی است که کارفرمایان اطلاعات مربوط به کارکنان خود را تهیه کرده و برای سازمان تأمین اجتماعی ارسال می‌کنند. در لیست بیمه تامین اجتماعی اطلاعات مهمی از جمله اطلاعات شناسایی کارکنان، شماره بیمه و دستمزد آن به همراه مدت زمان کارکرد به بیمه تامین اجتماعی ارائه داده می‌شود. هدف از ارسال بیمه تامین اجتماعی ایجاد امنیت و حمایت از کارکنان است. مهم‌ترین اهداف بیمه تامین اجتماعی شامل حمایت از کارکنان در زمان بیماری و درمان، ارائه بیمه بیکاری، تأمین درآمد افراد در دوران بازنشستگی و پوشش در حوادث کاری است. این بیمه برای کاهش نگرانی‌ها و ایجاد آرامش در زندگی کارکنان اهمیت بسیاری دارد.

چگونه لیست بیمه تامین اجتماعی را تهیه کنیم؟

برای تهیه و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، ابتدا باید در سامانه تامین اجتماعی ثبت نام کنید و سپس، اطلاعات کارکنان خود را تهیه کنید. برای اینکه لیست بیمه تامین اجتماعی را تهیه کنید، می‌توانید از نرم‌افزار مربوط آن به نام لیست دیسک یا ListDisk استفاده نمایید. در این نرم‌افزار، تمامی اطلاعات را وارد کنید و تا نرم‌افزار فایل خروجی را تولید کند. این فایل تمامی اطلاعات مورد نیاز را در اختیار شما قرار می‌دهد. اگر نیازمند کسب اطلاعات بیشتر در مورد محاسبات مالیاتی هستید، می‌توانید مقاله مالیات حقوق چیست را مطالعه کرده و با آن آشنا شوید.

نحوه ثبت نام در پرتال تامین اجتماعی برای ارسال لیست بیمه

برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، کارفرمایان باید به پرتال تامین اجتماعی مراجعه کرده و مراحل ثبت نام را طی کنند. ابتدا باید به سایت اصلی تامین اجتماعی وارد شوید و گزینه ثبت نام را انتخاب کنید. سپس، شماره ملی خود به همراه شماره تلفن همراه و اطلاعات خواسته شده را وارد نمایید تا کد تایید برای شما ارسال شود. در مرحله بعدی باید فرم اطلاعات شناسنامه و مشخصات خود را وارد کرده و یک رمز عبور برای حساب کاربری خود تنظیم کنید. در آخر، حساب کاربری شما ایجاد شده است و می‌توانید خدمات آن از جمله ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی را انجام دهید.

ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی برای چه کسانی ضروری است؟

این سوال مطرح می‌شود که چه کسانی مشمول ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی هستند؟ ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی برای تمامی کارفرمایانی که کارکنان تحت پوشش بیمه تامین اجتماعی دارند، الزامی است. لیست بیمه افرادی که در شرکت‌ها، سازمان‌ها، کسب و کارهای خرد و حتی مشاغل خانگی کار می‌کنند، باید توسط کارفرمایان به سازمان تامین اجتماعی ارسال شود. این لیست شامل اطلاعاتی است که کارفرما موظف به ارسال و پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی است‌. کارفرمایان علاوه بر پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی، موظف به ارسال لیست مالیات حقوق کارمندان خود نیز هستند.

آموزش ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی در سامانه

سامانه تامین اجتماعی امکان پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی را به صورت آنلاین و غیرحضوری برای کارفرمایان فراهم کرده است. ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی شامل چندین مرحله است که کارفرمایان موظف به انجام آن هستند. این لیست باید به صورت ماهانه و در قالب یک فایل جامع، ارسال شود. در این بخش از مقاله کافی‌ نت امید آنلاین، آموزش کامل ارسال لیست بیمه از طریق پرتال تامین اجتماعی را دنبال کنید. در این سامانه خدماتی نظیر مشاهده سوابق بیمه تامین اجتماعی با کد ملی نیز به کاربران ارائه می‌شود تا بتوانند وضعیت بیمه خود را مشاهده کنند.

• برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی کارکنان ابتدا باید به بخش ورود به سامانه تامین اجتماعی به نشانی eservices.tamin.ir مراجعه کنید.

• سپس، در صفحه اصلی وارد منوی کارفرمایان شوید و در لیستی که ظاهر می‌شود، روی لیست حق بیمه کلیک کنید.

• سپس، در لیست کشویی گزینه ارسال لیست حق بیمه را انتخاب نمایید‌.

• اکنون، کد ملی و رمز عبور خود را وارد کرده و روی گزینه ورود کلیک کنید.

• در صفحه جدید، اطلاعات مربوط به کارگاه و کسب و کار خود از جمله نام کارگاه، کد کارگاه، کد شعبه و ردیف پیمان را وارد نمایید.

• در صفحه جدید، باید لیست حق بیمه تامین اجتماعی را ارسال نمایید. برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، روی گزینه بارگذاری فایل لیست حق بیمه مطابق تصویر زیر، کلیک کنید.

• در صفحه ارسال لیست، ابتدا فایل اطلاعات ماهیانه کارگاه و سپس، فایل اطلاعات ماهیانه بیمه شدگان را آپلود کرده و سپس، کد امنیتی خواسته شده را در کادر آن وارد کنید.

• پس از اتمام آپلود، کادری با متن کارفرمای گرامی، لیست بیمه با شماره پیگیری … با موفقیت بارگذاری شد را روی صفحه مشاهده خواهید کرد. روی تایید کلیک کنید تا مراحل را ادامه دهید.

• در صفحه جدید، جزئیات لیست خود و ثبت اولیه را مشاهده خواهید کرد.

• با دقت لیست را بررسی کرده و در قسمت پایین روی پردازش کلیک کنید. در صورت نیاز به ویرایش نیز می‌توانید گزینه اصلاح را انتخاب کنید.

• پس از کلیک بر روی پردازش، کمی صبر کنید تا پیام لیست شما با موفقیت ثبت شد را روی صفحه مشاهده نمایید.

• اکنون، به مرحله تایید نهایی لیست هوشمند می‌رسید. در این مرحله با دقت لیست را بررسی کنید.

• اطلاعات و جزئیات مربوط به کارکنان، بیمه شدگان و ریز اطلاعات را بررسی کرده و در نهایت، روی ثبت لیست کلیک کنید.

• پس از ثبت لیست، باید حق بیمه را از طریق درگاه آنلاین پرداخت نمایید. بنابراین، روی گزینه پرداخت از طریق درگاه بانک رفاه کارگران کلیک کنید تا مراحل پرداخت از طریق کارت بانکی خود را انجام دهید.

• می‌توانید جزئیات مربوط به پرداخت و مبلغ را به همراه کد پیگیری در قالب یک فایل مشاهده کرده و دانلود کنید. در آخر، کد رهگیری را یادداشت کنید و آن را نزد خود نگه دارید.

نکات مهم در فرآیند ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

در طول فرایند ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، نکات مهمی وجود دارد که کارفرمایان باید توجه ویژه‌ای به آن کنند. توجه به این نکات می‌تواند در بروز بودن اطلاعات کارفرمایان و کاهش خطا هنگام ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی کمک شایانی به شما کند. در ادامه، این نکات را دنبال کنید.

• به مهلت ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی توجه نمایید و سعی کنید که پرداخت به موقع را در پیش بگیرید.
• تمامی سوابق لیست‌های ارسال شده را به صورت فایل یا پرینت نیز خود نگه دارید.
• اطلاعات کارکنان خود را بروز نگه دارید و هرگونه تغییر را در لیست ایجاد نمایید.
• در صورت نیاز به کمک و وجود خطا، از کارشناسان کمک بگیرید. می‌توانید با کارشناسان امید آنلاین تماس بگیرید.
• در صورتی که به سیستم عامل ویندوز دسترسی ندارید، می‌توانید از گزینه پرداخت بیمه تامین اجتماعی با موبایل استفاده کنید تا به سهولت و در کم‌ترین زمان‌ مراحل پرداخت را انجام دهید.
• پیش از ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی تمامی اطلاعات را بازبینی کرده تا از خطاهای احتمالی جلوگیری نمایید.
• پس از پرداخت هزینه، رسید نهایی و کد رهگیری را نزد خود نگه دارید.

مهلت بارگذاری و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

طبق قوانین سازمان تامین اجتماعی، کارفرمایان در تمامی صنف‌ها موظف هستند تا ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی را تا پایان آخرین روز هر ماه انجام داده و مبلغ آن را پرداخت نمایند. به عنوان مثال، مهلت نهایی برای ارسال بیمه آبان‌ ماه تا پایان 30 آذر ماه خواهد بود. بهتر است برای جلوگیری از مشکلات احتمالی، پرداخت حق بیمه تامین اجتماعی را چند روز قبل از پایان ماه انجام دهید. مثلا 28 یا 29 آذر ماه بهترین زمان برای اقدام به ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی و پرداخت آن است.

روند تشکیل پرونده کارفرمایان برای رد کردن لیست بیمه

منظور از روند تشکیل پرونده، فرآیندی است که کارفرمایان اطلاعات مربوط به کسب و کار خود را در سازمان تامین اجتماعی ثبت می‌کنند. این کار با هدف ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی کارکنان به صورت قانونی انجام می‌شود. برای تشکیل پرونده، کارفرما باید به یکی از شعب تامین اجتماعی نزدیک به محل کار خود اقدام کرده و مراحل آن را طی کند. پس از تکمیل پرونده، یک کد کارگاه به کسب و کار کارفرما تخصیص داده می‌شود که بتوانند حساب خود را در سامانه ارسال بیمه تامین اجتماعی فعال کنند. پس از دریافت کد، کارفرما باید به سامانه خدمات غیرحضوری و آنلاین مراجعه کرده و مراحل ثبت نام خود را طی کند. این نشان دهنده اجرای صحیح تعهدات بیمه‌ای و رعایت حقوق کارکنان است. برای تشکیل پرونده و طی کردن روند آن، کارفرمایان باید مدارک زیر را به همراه داشته باشند:

• اساسنامه شرکت یا مجوز فعالیت کسب‌ و کار
• سند مالکیت یا اجاره‌نامه محل فعالیت
• مدارک هویتی کارفرما از جمله کارت ملی و شناسنامه
• لیست کارکنان شامل اطلاعات شناسنامه و شماره بیمه
• فرم‌های تکمیل شده مربوط به درخواست کد اختصاصی کارگاه

مدارک ضروری برای ثبت‌نام کارگاه‌‌های شامل شخصیت حقیقی

افرادی که به صورت مستقل و بدون ثبت شرکت، فعالیت اقتصادی انجام می‌دهند و مالکیت کسب و کار را بر عهده دارند، شخصیت حقیقی به شمار می‌روند. این فرد مسئول تمام امور و تعهدات قانونی است و باید فرآیند تشکیل پرونده و ثبت نام برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی را طی کند. مدارک مورد نیاز برای این افراد به شرح زیر است:

• مدارک شناسایی مالک کارگاه از جمله اصل و کپی کارت ملی و شناسنامه
• جواز کسب از اتحادیه یا سازمان مرتبط با فعالیت کسب و کار
• سند مالکیت محل فعالیت یا اجاره‌نامه رسمی به همراه کد رهگیری
• لیست اولیه کارکنان و مدارک آن‌ها به همراه مدت کارکرد و دستمزد هر فرد
• مدارک حساب بانکی برای پرداخت حق بیمه

لیست موارد معاف از پرداخت حق بیمه

همان‌طور که در این مقاله ذکر کردیم، ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی یکی از ضروری‌ترین اقدامات کارفرمایان است که باید طبق قوانین پرداخت شود. طبق قانون، در برخی از موارد فرد معاف به پرداخت حق بیمه خواهد بود. این معافیت‌ها به عنوان موارد معاف از پرداخت حق بیمه یا معافیت‌های بیمه‌ای شناخته می‌شود و کارفرمایان نیازی به لحاظ کردن آن‌ها ندارند. لیست موارد معاف از پرداخت حق بیمه شامل موارد زیر است:

• عیدی و پاداش پایان سال
• پاداش غیرمستقیم مانند پاداش برای عملکرد یا مناسبت‌های خاص
• پاداش سنوات خدمت در زمان بازنشستگی یا قطع همکاری
• حق ماموریت و پرداختی‌هایی که به کارکنان در ازای مأموریت‌های خارج از محل کار پرداخت می‌شود
• هزینه‌های مربوط به سفر، اقامت و پذیرایی در طول مأموریت‌ها
• مزایای رفاهی مانند هزینه ایاب و ذهاب، بن کالا، غذا و سبدهایی حمایتی
• کمک هزینه به کارکنان بابت ازدواج یا فوت اعضای خانواده
• حق اولاد کارکنان

جریمه عدم ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

طبق قانون سازمان تامین اجتماعی، در صورتی که کارفرمایان از ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی کوتاهی کنند، جریمه‌ای برای آن‌ها در نظر گرفته خواهد شد. طبق قانون، جریمه عدم ارسال لیست بیمه به دو بخش جریمه تاخیر در ارسال لیست بیمه و جریمه عدم ارسال لیست بیمه تقسیم می‌شود.

جریمه تاخیر در ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

اگر کارفرما در ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی تاخیر داشته باشد و پس از مهلت قانونی اقدام به پرداخت کند، مشمول جریمه خواهد شد. این جریمه به میزان 2 درصد از مبلغ حق بیمه قابل پرداخت برای هر ماه تاخیر است. به عنوان مثال، در صورت تاخیر واریز 5 میلیون تومان، کارفرما باید برای هر ماه تاخیر  2 درصد از این مبلغ را که معادل 100 هزار تومان است، به عنوان جریمه پرداخت کند.

جریمه عدم ارسال لیست بیمه

اگر کارفرما اصلا لیست بیمه را ارسال نکند و سازمان تامین اجتماعی از طریق گزارش‌ها و بازرسی‌ها متوجه این موضوع شود، کارفرما مشمول جریمه عدم ارسال خواهد شد. این جریمه شامل 10 درصد از کل مبلغ حق بیمه قابل پرداخت است که کارفرما موظف است در موعد مقرر نسبت به پرداخت آن اقدام نماید. کارفرما علاوه بر جریمه تاخیر، باید جریمه عدم ارسال را نیز پرداخت کند. به عنوان مثال، اگر مبلغ حق بیمه 5 میلیون تومان باشد، 10 درصد آن معادل 500 هزار تومان خواهد بود که علاوه بر جریمه تاخیر، باید پرداخت شود.

کلام آخر

ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی یکی از مهم‌ترین پایبندی‌های کارفرمایان به قوانین کار است و باید مدیریت درستی بر ارسال و پرداخت آن داشته باشند. ارسال و پرداخت به موقع بیمه و مالیات بر درآمد مشاغل از الزامات قانونی است و علاوه بر جلوگیری از جریمه، نشان‌دهنده احترام به حقوق کارکنان و حفظ منافع آن‌ها است. در این مقاله از امید آنلاین، آموزش ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی به سامانه اصلی و نکات مهم در این فرآیند را بررسی کردیم. در صورتی که برای انجام آن با مشکل مواجه شده‌اید و به کمک نیاز دارید، با ما تماس بگیرید.